آگاهی لحظه به لحظه از وضعیت هر یک از قراردادها میتواند مدیران را در تخصیص بهینه منابع و تصمیم گیری یاری رساند .این اطلاعات میتواند شامل مشخصات دقیق قرارداد، منابع هزینه قرارداد، وضعیت دریافتها و پرداختها، اطلاعات حسن انجام کار و دیرکرد، حق الزحمه قرارداد، اطلاعات و اسناد حسابداری و... باشد.
کارا، نرم افزاری است برای مدیریت یکپارچه اطلاعات طرحها، پروژه ها و قراردادهای سازمان که علاوه بر مدیریت هر چه بهتر فرایند پروژه های سازمان و پوشش کامل فرایند از مرحله مطالعات و برآورد، تهیه موافقتنامه ها، اطلاعات طرحها و پروژه ها، مدیریت مناقصات، قراردادها و نظارت بر اجرای کار، امکان دسترسی به سوابق اطلاعاتی مورد نیاز را در تمامی مراحل به واحدهای سازمان می دهد.
با بکارگیری این نرم افزار کاربران (کارفرمایان، مهندسین مشاور و پیمانکاران) قادر خواهند بود کلیه امور مربوط به امور پیمان و مناقصات از بدو تهیه اسناد مناقصه، متره، برآورد، آنالیز قیمت، تخصیص منابع، تهیه و رسیدگی صورت وضعیت و تعدیل و همچنین در بخش کنترل پروژه در تهیه برنامه زمان بندی واقعی واجرایی همسو با برآورد احجام کار را تهیه نمایند.
1. زیرسیستم منابع اعتباری (طرح و برنامه)
- امکان تعریف مشخصات اولیه طرح ها
- تعریف مشخصات اولیه پروژه های هر طرح(عنوان، کد پروژه، محل اجرا و ...)
- تعریف عملیات هر پروژه و محاسبه وزن ریالی هر عملیات نسبت به کل پروژه
- تعریف سال های مالی به همراه پروژه های مبادله شده در هرسال
- تعریف منابع اعتباری پروژه های مبادله شده به تفکیک فصول سرمایه گذاری و منبع بودجه
- تعریف میزان تعهد پیشرفت فیزیکی هر عملیات در سال مالی برای پروژه های مبادله شده
- محاسبه اعتبارات هر طرح براساس تجمیع اطلاعات منابع پروژه ها
- تفکیک منابع تخصیصی، دریافتی و عملکرد ریالی پروژه های مبادله شده
- نگهداری اصلاحیه ها و تغییرات در نسخه های مختلف موافقتنامه
- نگهداری اسکن اسناد موافقتنامه به صورت پیوست
- تهیه گزارش منابع اعتباری پروژه ها به تفکیک منبع بودجه
- تهیه گزارش پروژه های مصوب به تفکیک شهرستان
- تهیه گزارش پیشرفت فیزیکی پروژه ها به تفکیک شهرستان
- تهیه گزارشات پویا از موافقتنامه ها و طرح ها
- سفارش سازی گزارشات و تعریف قالب های چاپ
2. زیرسیستم مطالعات و برآورد اولیه
- تعریف کد یکپارچه برای فرآیند ارجاع کار به پیمانکار (برآورد - مناقصه - قرارداد)
- تعریف اطلاعات اولیه برآورد براساس کد فرآیند، موقعیت جغرافیایی و انتخاب فهرست های منظم
- تعریف ریزمتره مطابق فهرست بها بدون نیاز به نرم افزارهای متره و برآورد
- دریافت ریزمتره از نرم افزارهای مرسوم متره و برآورد
- تعریف آیتم های غیرپایه
- تعریف آیتم های تجهیز کارگاه
- تعریف خلاصه برآورد به همراه ضرایب(بالاسری، منطقه ی، ...) به تفکیک فصول
- پیوست فایل های نقشه و دیگر مستندات برآورد
- تعریف شرایط خصوصی
- تهیه فرم های 1 تا 4 آنالیز بها با امکان چاپ
- فرایند اخذ امضاهای برآورد و ارجاع به مسئولان مشخص شده برای اظهار نظر و امضا الکترونیکی
- امکان درخواست اصلاح برآورد و بازگشت به کارشناس مربوطه
- نگهداری کلیه عملیات انجام شده بر روی فرایند(log)
- خروجی چاپی برآورد به همراه امضاهای الکترونیکی
- ارجاع برآورد به واحد قراردادها جهت انجام فرآیند ارجاع کار به پیمانکار
3. زیرسیستم اسناد و برگزاری مناقصات
- انتخاب کارشناس مسئول فرآیند مناقصه توسط مدیر قراردادها
- تعریف مناقصه براساس برآورد بدون نیاز به تکرار ورود اطلاعات
- انجام فرآیند اخذ امضاهای صورت جلسه پیش از فراخوان به صورت الکترونیکی
- تهیه فایل چاپی فراخوان مطابق قالب های تعریف شده
- تعریف روزنامه های فراخوان
- تعریف کمیسیون مناقصه و اعضای کمیسیون
- مشخص کردن مناقصات مورد بررسی کمیسیون
- تعریف شرکت کنندگان، مبالغ پیشنهادی و اطلاعات تضمین شرکت در مناقصه و محاسبه درصد مینوس و پلوس
- مشخص کردن برنده اول و دوم مناقصه
- تعریف نتایج و وضعیت مناقصه در جلسات مختلف
- چاپ صورت جلسه با جزییات مناسب و امکان اخذ الکترونیکی امضاها
- ارجاع برنده مناقصه به واحد قراردادها
- داشبورد مناقصات برای نمایش آلارم های مناسب با امکان سفارشی سازی
- گزارشات پویا از مناقصات براساس سال، وضعیت و دیگر فیلدهای تعریف شده
- تعریف و نگهداری اطلاعات استعلام بها و شرکت کنندگان
4. زیرسیستم قراردادها
- تعریف قرارداد براساس اطلاعات دریافتی مناقصه و برآورد به همراه تکمیل سایر مشخصات (محل های اجرا، منابع اعتباری، ضمانت نامه ها، نحوه پرداخت، نوع کلی و جزیی قرارداد، دوره تضمین، طرف قرارداد و صاحبان امضا،کارشناس و دستگاه نظارت و فهارس منضم به پیمان و ...)
- تعریف قراردادهای موردی، خرید و ترک تشریفات بدون فرآیند
- ابلاغ قرارداد به کارشناس و پیمانکار در داشبوردهای مربوطه
- انجام فرآیند تحویل و تجهیز کارگاه
- انجام فرآیند افزایش و کاهش مبلغ پیمان(25%)
- انجام فرآیند تحویل موقت و قطعی
- انجام فرآیند فسخ و خاتمه پیمان
- آلارم قراردادهای نزدیک به اتمام مدت برای واحد قراردادها و کارشناسان
- آلارم قراردادهای تاریخ گذشته و نیازمند تمدید
- به روزرسانی وضعیت قرارداد براساس زمان و اطلاعات تکمیل شده
- گزارشات پویا براساس کلیه فیلدهای تعریف شده و محاسبه شده از جمله وضعیت قرارداد، پیشرفت فیزیکی و ریالی
- چاپ گزارشات با انتخاب فیلدهای مورد نیاز در سایز و ابعاد مختلف
5. زیر سیستم نظارت و دسترسی پیمانکاران
- ورود دو مرحله ی به سامانه برای کاربران خارج از شبکه توسط SMS برای افزایش امنیت
- داشبورد کارشناس شهرستان و استان برای نمایش قراردادهای مربوطه به همراه آلارم ها
- داشبورد پیمانکار برای نمایش قراردادهای خود
- تهیه گزارشات روزانه توسط پیمانکار و فرآیند تایید
- تهیه صورت جلسه براساس ریزمتره برآورد اولیه توسط پیمانکار
- کنترل آیتم ها صورت جلسه برای جلوگیری از تجاوز از برآورد اولیه
- فرایند اصلاح و تایید صورت جلسه
- نمایش احجام صورت جلسه با رنگ های متمایز(پیمانکار - سیاه، ناظر شهرستان – قرمز، ناظر استان - سبز)
- تهیه صورت وضعیت از صورت جلسات تایید شده توسط پیمانکار
- انجام فرآیند اخذ تایید صورت وضعیت و ارجاع به واحد ذی حسابی
- صدور دستورکار توسط ناظر و اضافه کردن ایتم های دستور کار به برآورد
- تهیه و تکمیل نقشه ازبیلت برای صورت جلسات توسط پیمانکار
- انجام و ابلاغ مکاتبات و اخطاریه میان پیمانکار و ناظر
- محاسبه پیشرفت فیزیکی براساس ریزمتره برآورد اولیه و صورت جلسات تایید شده
- محاسبه پیشرفت ریالی براساس صورت وضعیت های تایید شده
6. زیرسیستم GIS
- نمایش موقعیت اجرای قراردادها بر روی نقشه
- جمع آوری اطلاعات پیشرفت فیزیکی قراردادها
- نمایش میزان پیشرفت فیزیکی قراردادها بر روی نقشه
7. زیرسیستم بانک اطلاعات
- ايجاد بانك اطلاعاتي از پيمانكاران و مشاوران حقوقي و حقيقي و فروشگاها
- مدیریت کلیه اطلاعات پیمانکاران و سوابق آنان (حوزه های فعالیت، رشته و رتبه، پيوست فايل‌هاي مربوط به مدارك و اسناد مختلف)
- لیست سیاه پيمانكاران حقوقي و حقيقي
- دریافت استعلام آنی اطلاعات پیمانکار و مشاور از سامانه ساجار
8. مشخصات فنی سامانه
- پیاده سازی سامانه به صورت تحت وب
- طراحی به صورت رسپانسیو (در سایزهای مختلف نمایشگرها به درستی نمایش داده شود)
- پشتیبانی از مرورگرهای به روز
- نگهداری پسورد کاربران به صورت رمزنگاری شده
- نگهداری لاگ و خطاها ی سیستم